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フリーランスのカフェ代は経費になる?税理士が事例を使って解説

カフェ代が経費になる!個人事業主って最高かよ

「フリーランスのカフェ代は、経費になるって聞いたけど本当?」

「フリーランスになったばかりで経理について分からない」

この記事はそんな方へ向けて書いています。

フリーランスのカフェ代の経理処理について、税理士が事例を使って分かりやすく解説していきます。

フリーランスのカフェ代はどのように処理する?

私は、独立して1人で税理士事務所を運営しています。フリーランスの税理士です。

1人で仕事をしていると、時間や場所にとらわれることなく自由に働けるメリットがあります。

ただし、1人だと周りからの監視の目がないので、油断しやすい環境です。

そのため、私は気分転換でカフェに行って、パソコンをカタカタやったりしています。

カフェで仕事をしていると、飲み物や軽食をとったりします。

さて、このときのカフェ代は、会計上どのように処理するのでしょうか?

フリーランスのカフェ代について事例で確認

いきなり結論ですが、一定の要件を満たせばカフェ代は経費でOKです。

一定の要件というのが厄介な言い回しですが、税務というのは形式ではなく実態で判断していくことになります。

カフェ代と言ってもいろいろなケースが考えられます。

仕事で利用した場合もあれば、デートで利用した場合もありえます。レシートを見ただけでは、どのような用途でカフェを利用したのか区別できません。

それでは、フリーランスのカフェ代についてどのように考えるのか、事例を使って確認していきます。

カフェで仕事(〇)

フリーランスが、カフェで仕事をした場合についてです。

仕事で利用した場合は、経費で問題ないでしょう。

フリーランスがカフェで仕事をする場合、その行為が事業に関係のある活動であれば基本的に経費になります。

飲み物代であれば、仕事をする場所代として説明がつきます。

ただし、お腹がへったので昼ごはんも食べたという場合は、昼ごはん代は経費になりません。

仕事と昼ごはん代を、事業に関係があると結びつけるのは難しいと思われます。

飲み物代 ⇒ 経費 〇

食事代  ⇒ 経費 ×

カフェで打ち合わせ(〇)

カフェでお客様と打ち合わせをした場合についてです。

打ち合わせで利用した場合は、経費になります。

会計上は「会議費」として費用処理して問題ありません。「接待交際費」としても大丈夫です。

レシートに誰と打ち合わせをしたのかメモしておきましょう。

余談ですが、取引先の方と食事をした場合は経費(接待交際費)になります。事業に関係があると言えますからね。

接待交際費の考え方については「交際費のポイント。飲食費は1人あたり5,000円以下にしよう!」を参考にしてみてください。

カフェでお酒を飲みながら仕事(△)

次は、カフェでお酒を飲んだ場合についてです。

「お酒」というのが気になるところですね。

社会通念上、お酒を飲みながら仕事をするというのはNGです。通常は、カフェでお酒を飲みながら仕事をしても、お酒代は経費になりません。

ただし、お酒だと経費にならないのかと言うと、そういう訳ではありません。

お酒を取り扱う事業を行っており、お酒の研究をしていたというのであれば、お酒を飲みながら仕事をしていたとしても経費になる場合もありえます。

あくまで、カフェでの行為が事業に関係のある活動なのかという視点で考えます。

カフェでデート(×

カフェでデートをした場合についてです。

デート代を経費にするのは無理ですね。

カフェ代に限らず、プライベートの費用を経費にすることはできません。

公私混同。ダメ。ゼッタイ。

経費になるかは総合的に判断

「カフェ代 = 経費」や「カフェ代 ≠ 経費」とは一概に言えません。

「事業を行うための費用であるか」というのが判断ポイントです。仕事で使ったお金なのか、プライベートで使ったお金なのかということですね。

自分で経費と言い張ったとしても、第三者が経費として納得しなければダメです。

税務調査は数年後にきます。税務調査時に調査官を納得させられる理由でないと、経費とは認められません。

数年後に説明しろと言われても分からなくなってしまうので、あらかじめ何のために使ったのかレシートにメモしておくと良いです。

仕事で利用したという証拠を残しておくことが大切です。

証拠がないと、後からプライベートで使ったのではないかと因縁をつけられたときに、反論できなくなってしまいます。

カフェを利用したときは必ずレシートをもらい、保管しておくようにしましょう。レシートがないと、実際にカフェで仕事をしていたとしても、経費にすることができなくなります。

(レシートがあれば十分です。わざわざ領収書をもらう必要はありません。)

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経費になるのかどうかの判断は、慣れない内は迷うものです。判断に迷う場合は、お近くの税理士に相談してみましょう。