現役税理士が、会計事務所で役に立つ便利グッズを紹介していきます。
仕事の効率を上げるためには、どのようなアイテムを使って仕事をするかが重要になってきます。
これから紹介するアイテムを使用することで、生産性が2%向上することでしょう。
ディスプレイ
一番費用対効果の高い投資は、外付けのディスプレイです。これは間違いありません。
会計事務所での仕事は、基本的にデスクワークです。毎日パソコンに向かってカタカタやっています。
生産性を上げる手っ取り早い方法は、パソコン環境を整備することです。
パソコンの作業効率は、ディスプレイの大きさと枚数がかなり影響してきます。
ノートパソコンの小さい画面でちまちま作業していたらダメです。効率が悪すぎます。
外出先であればノートパソコンの画面でも仕方ありませんが、事務所で作業しているのであればノートパソコンを使っていたとしても外付けのディスプレイを導入すべきです。
小さな机で作業するよりも、大きな机で作業する方がやりやすいですよね。パソコンも同じです。大きい画面の方が圧倒的にやりやすいです。
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ディスプレイも何枚かあった方が、作業効率は上がります。最低でも2枚、できれば3枚ほしいところです。
ディスプレイが複数あれば、画面を切り替える回数が減ります。それだけでストレスは大幅に軽減されます。
会計ソフトに仕訳を入力していく場合であれば、資料を隣に表示させながら仕訳を入力できた方が便利です。ディスプレイが2枚あれば、1つは会計ソフト、もう1つは資料と、画面を切り替えることなく作業することができます。
一度試していただくとわかると思いますが、めちゃくちゃ楽です。マルチディスプレイを導入すると、もう画面1つには戻れません。
一昔前であればディスプレイは値段が高くてなかなか手が出ませんでしたが、現在ではディスプレイはかなり安いです。ちょっといいやつでも2万円も出せば十分買えます。買わない手はないですよ。
関連記事＞＞＞税理士業務はパソコン4画面が効率的【マルチディスプレイ】
テンキー
会計事務所で働いていると、パソコンに数字を入力する仕事が頻繁に出てきます。
キーボードで数字を打ってもいいのですが、テンキーがあった方が便利です。
会計事務所で働いている人は電卓に慣れているので、テンキーの方が早く打てるはずです。
テンキー付きのキーボードもありますが、テンキー付きのキーボードの場合ほとんど右側にテンキーがあります。
電卓を右手で打っている人には違和感がないかもしれませんが、普段左手で打っているとやりにくくて仕方ありません。
私は普段左手で電卓を打っているので、テンキー付きのキーボードは超絶使いにくいんですね。
そういう場合は、外付けのテンキーを左側に置いて使うしかありません。
テンキーでおすすめなのが、東プレのREALFORCEシリーズのテンキーです。
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一見普通のテンキーですが、静電容量無接点方式が採用されている世界で唯一のテンキーです。
静電容量無接点方式って何？という人はグーグル先生に聞いてみてください。
一言でいうと、めちゃくちゃ打ち心地がいいです。
一度静電容量無接点方式を使ってしまったら最後。メンブレンでは文字を打てない体になってしまいます。
関連記事＞＞＞REALFORCEは最強のPC用キーボード！でも無線タイプのREALFORCEが欲しい
大きい2穴パンチ
会計事務所の成果物（確定申告書など）は、紙でファイリングして納品するケースが多いです。
将来的には電子ファイルで納品するのが普通になると思いますが、現状では紙で納品するのが一般的です。
紙に印刷してファイリングする作業は、意外と時間がかかって大変です。
特に総勘定元帳を紙に印刷するとなると、枚数が数百枚になることもあります。
小型の2穴パンチでちまちま穴をあけていたら、それだけで一日が終わってしまいます。
作業時間を短縮するためには、できるだけ大きい2穴パンチを使うべきです。
1回で50枚あけられるとだいぶ楽になります。
大きい2穴パンチは準備しておきたいアイテムですね。
大きいホチキス
確定申告書をホチキスで一つにまとめたいということも出てきます。
厄介なことに確定申告書を印刷するとなると、これがまた結構分厚いのです。
会社の規模が大きくなってくると、100枚近くになることもあります。
そのへんに売っているホチキスでは小さすぎて役に立ちません。
お客様に資料を渡すとなると結構気を使います。ホチキス止めをミスって汚くなってしまうと、お客様には渡せませんよね。
小さいホチキスで無理やり止めにいって、やっぱり止めきれなかったとなったときの絶望感は半端ありません。
ホチキス止めは、ストレスの溜まる作業なのです。
ストレスなく確定申告書をホチキス止めするとなると、100枚はとじられるホチキスが欲しいところです。
100枚までいけたら余程のことがない限りとじられないということはないでしょう。
お金に余裕があれば、枚数によってホチキスを使い分けできるように、何種類か準備しておくといいですね。
普段使う分には小さいホチキスの方が便利です。
消せるボールペン（フリクション）
メモや下書きするときには、消せるボールペンがすこぶる便利です。
消せるボールペンの代表格といえばフリクションシリーズですね。私もよくお世話になっています。
ボールペンだと書くのをためらってしまう場面でも、フリクションなら気楽に書くことができます。
ミスったら消せばいいやと思えるのは、精神的にかなり楽です。
フリクションには、蛍光ペンもあります。蛍光ペンもめちゃくちゃ便利です。
やはり、あとから消せるというのはかなり重宝します。
ただし、正式な書類には、消せるボールペンを使ってはいけません。消せるボールペンは、インクが消えるので、書類の改ざんが容易にできてしまいます。
正式な書類には、訂正できない通常のボールペンを使うようにしましょう。
お気に入りのアイテムを見つけよう
これまで紹介してきた便利グッズは、実際に私が実務で使用しているものです。
これらのアイテムのおかげで仕事の生産性が2%アップしていると本気で思っています。
お気に入りのアイテムを使うと、気持ちよく仕事ができるというメリットもあります。
どうせ仕事をするなら気持ちよく仕事をしたいですよね。
ぜひお気に入りのアイテムを見つけて仕事に活用してみてください。
