初回無料相談実施中です!(ZOOM対応可)

会計ソフトの摘要欄の書き方。検索できるように書くのがコツ

会計ソフトの摘要欄を活用しよう!検索できるように書くのがコツ

会計ソフトの摘要欄は、会計データを使いこなす上で、非常に重要な項目だというのをご存知でしょうか?

摘要欄は、ただ単に取引内容をメモしておけば良いというものではありません。

摘要欄の書き方が適当だと、あとからとても困ることになります。

摘要欄を書く目的

そもそも、摘要欄というのは何のためにあるのでしょうか?

税法には、税金を少なくするためには、一定の情報を帳簿に書かないといけないルールがあります。

代表的なのは、消費税の仕入税額控除です。

細かい内容は割愛しますが、摘要欄に取引先名などの情報を書いておかないと、消費税の納税額が増えてしまうのです。

税法のルール上、税金を減らすためには摘要欄に取引内容を書かないといけないことになっています。

以上が、摘要欄についての建前上の話になります。

 

でも本当はもっと大事なことがあります。

摘要欄は本来、経理処理や経営分析を効率的に行うために書くものです。

摘要欄の目的は、あとから会計ソフトのデータを見やすくするためなんですね。

仕方なく書くものではありません。

摘要欄を書く効果

それでは、摘要欄を書くとどのような効果があるのでしょうか?

具体的に確認していきましょう。

入力漏れをチェックできる

摘要欄を書くことで、会計ソフトへの入力漏れに気付きやすくなります。

例えば、携帯電話の料金を毎月払っているとします。

仕訳を切ると以下のようになります。

(通信費)xxx (普通預金)xxx

携帯電話の支払いは、通信費で処理することになります。

通信費で処理しているのが携帯電話代だけであれば、毎月1回ずつ合計12個の仕訳がでてくることになります。

これだけシンプルであれば間違えることはないでしょう。

しかし通常は、携帯電話代だけということはありません。

通信費で処理する項目には、携帯電話代、インターネット代、切手代、はがき代、送料などいろいろあります。

携帯電話だって3台持っているとしたら、3台分の支払いが発生します。

なんだかんだ結構な数の仕訳になります。

そんなとき、摘要欄の表記が統一されていなかったらどうなるでしょうか?

上記の仕訳は、全て同じ契約のものです。

あとからデータを見返した時にすぐわかるでしょうか?

一つ一つの仕訳自体はちゃんと意味が通じますが、全体で見たら同じ取引には見えません。

 

これは極端な例ですが、摘要欄の表記は統一しておかないと、あとから面倒なことになります。

これだけ摘要欄がぐちゃぐちゃだと、1か月分入力が漏れていてもすぐにはわかりません。

会計ソフトには検索機能という便利な機能が付いていますが、摘要欄がきちんと整理されていないと検索機能を活用できません。

こちらの仕訳は、摘要欄が「ドコモ」で統一されています。

検索機能で「ドコモ」と指定すれば、きれいにソートしてくれます。

入力漏れがあればすぐにわかります。

摘要欄がきれいだと入力漏れのリスクを減らせます。

経営分析に活用できる

摘要欄で取引内容を細分化できるようになると、より精緻な経営分析ができるようになります。

携帯電話の料金を前年対比で比較したいとしましょう。

試算表上の通信費からでは、携帯電話料金の内訳まではわかりません。

携帯電話料金を知るためには、通信費の勘定を掘り下げていかなくてはいけません。

その時に役立つのが摘要欄です。

通信費の総勘定元帳を開いて、携帯電話料金でソートすればいいのです。

そうすれば簡単に携帯電話料金を調べることができます。

ただし、このような使い方ができるのは、摘要欄がルールに沿ってきれいに整理されていることが前提になります。

過去のデータを参照できる

事業を行っていると、毎月発生する定型的な支出もあれば、たまにしか出てこないイレギュラーな支出もあります。

会計処理は、同じ取引であれば毎回同じように処理しなければいけません。

バラバラな処理をしてしまうと、会計データを比較できなくなってしまうからです。

1年に1回しか出てこない取引だと、前期はどのように処理したのか覚えていないこともあります。

クレジットカードの年会費を、支払手数料と雑費のどちらの勘定科目で処理したのか忘れてしまったということもあるでしょう。

忘れてしまった場合は、前期の会計データを参考にして、当期の処理をすることになります。

仮に覚えていたとしても、前期のデータを確認した上で当期の処理をした方が安全です。

 

私は、前期の仕訳日記帳をPDF化しておいて、いつでもすぐに検索を掛けられる状態にしてあります。

わからない取引が出てきたら、前期の仕訳日記帳で検索をかけて同じ取引がなかったか確認しています。

非常に便利なのでおすすめです。

 

前期の会計データを開いたものの、どうやって探せばよいかわからないと非常に不便です。

摘要欄は何て書いたっけ?年会費?アメックス?アメリカンエキスプレス?

どのキーワードで検索しても見つけられないとなると、困ってしまいます。

時間も浪費してしまいます。

摘要欄の書き方のルールを決める

会計ソフトの検索機能を活用するには、摘要欄の書き方を統一しておく必要があります。

注意したいのは次の事項です。

全角、半角

全角と半角は区別しておかないと、検索で引っかからなくなります。

私は、英数字は半角、カナは全角にしています。

漢字、カタカナ、英語

取引先名を入力するときなどに、注意するポイントです。

例えばAmazonが出てきた場合に、「Amazon」と「アマゾン」のどちらにするかという問題です。

結論はどちらでもいいのですが、「アマゾン」の方が入力しやすいのでおすすめです。

私の場合、FamilyMartやLAWSONなんかも、全部カナ入力です。

順番

「ヤマダ電機 ノートパソコン」のように取引先名と内容を入力するケースです。

取引先名が先の方が見やすいですね。

摘要欄のバランス感覚

摘要欄はきちんと書くことをおすすめしますが、細かく書けばよいというものではありません。何事もバランスが大切です。

摘要欄を入力するのは時間がかかります。使わない余計なことまで書いていたら、無駄な時間が発生してしまいます。

あとから検索するという視点で、摘要欄に書く内容を考えましょう。

 

摘要欄は、書き方が明確に決まっているわけではありません。必要なことが書いてあれば、あとは自由です。

使いやすいように、いろいろ工夫してみてください。