会社やフリーランスの方などは、1年に1回確定申告をしないといけません。
確定申告のときに必要になるのが、領収書や請求書などの書類になります。
領収書や請求書などがないと決算書が作れなくなるので、普段からきちんと整理しておく必要があります。
法律でもちゃんと保存しておかないといけないことになっています。
でも領収書の整理って面倒ですよね？
整理が苦手でぐちゃぐちゃになってしまっている人も結構いらっしゃいます。
今回は、おすすめの領収書の整理方法を紹介したいと思います。
領収書の保管方法に決まりはない
領収書ってそもそもなんで保存しておかないといけないんでしょうか？
実は、経費にするためには証拠がないといけないのです。
会計上経費にしていても、領収書がないと本当にお金を使ったのか第三者にはわかりません。
領収書があれば、いつ、どこで、いくら使ったのか客観的に証明することができます。
なので、領収書は法律で保存が義務付けられているのです。
領収書がないのに経費にしていると、税務調査が入ったときに経費に認めてもらえない可能性があります。
領収書は法律で保存が義務付けられていますが、どのように保存するかまでは特に決まっていません。
分かるようになっていれば、どのように保管していても大丈夫です。
でも、なんでもかんでもごちゃ混ぜの状態で保管しておくのはおすすめできません。
全ての領収書を無造作に箱に放り込んで保管している人がたまにいますが、よくないですね。
領収書はあとから見返すことはあまりありませんが、どこに何があるのかくらいはある程度分かっていないと後々面倒なことになります。
領収書はドキュメントファイルで整理しよう！
領収書の管理でおすすめなのが、ドキュメントファイルで整理する方法です。
整理方法はとても簡単です。領収書をファイルの中にしまうだけです。
ポケットがたくさんあるタイプのファイルだと領収書を月ごとに保管できるので便利です。
私自身もフリーランスなので確定申告をしないといけませんが、領収書はドキュメントファイルに入れて整理しています。
ちなみに私が使っているのは、セキセイのドキュメントファイルです。
ポケットが13個あるので、月ごとに整理するのにぴったりです。
個人の確定申告であれば十分収納できるでしょう。
領収書をもらったらとりあえずその月のポケットに放り込んでいます。
すぐにファイルに入れる習慣がつくと、領収書をなくしてしまったなんてことがなくなります。
月中はファイルに入れておくだけで特に何もしません。1ヶ月経ったら会計ソフトに入力するようにしています。
領収書は月ごとに整理しておくのがおすすめです。
月ごとに整理しておけば、あとから領収書を見返すことになってもすぐに発見できます。
領収書をノートなんかに貼って整理する方法もありますが、個人的にはそこまでする必要はないかなと思っています。
きちんと貼るときれいに整理できますが、その分手間がかかります。
領収書が貼ってある状態だと、会計ソフトに入力していくとき不便になります。
会計ソフトに入力するときは、領収書やレシート単体の状態の方がやりやすいです。
税理士に記帳代行を依頼している場合は、下手にノートに張り付けてあるよりもバラバラの状態の方が喜ばれるはずです。
保存する段階でプライペート用は分けておく
領収書を整理するときに大事なことがあります。
仕事用なのかプライベート用なのかきちんと判断して、あらかじめ分けておくことです。
どうして分けておく必要があるのかというと、プライベート用の支出は経費にできないからです。
仕事用とプライベート用がごちゃ混ぜになっていると、あとからプライベート用を除外する作業が生じます。
どうせ分けるのなら最初から分けておいた方が楽です。
時間が経ってから分けようとすると記憶があいまいになって、何の経費だったかわからなくなってしまうことがあります。
領収書をもらったすぐの段階であれば、そんな心配はありません。
領収書は保存しないといけないことになっていますが、何でもかんでも保存しておけばいいというものではないのですね。
まとめ
領収書をファイルで整理する方法は、手間がかかりませんしそれなりにきれいに整理できるのでおすすめです。
整理が苦手な人はぜひ試してみてください！
領収書は確定申告が終わっても7年間は保存しておかないといけないので、途中で捨ててしまわないようにだけ注意しましょう。
